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Fiche de poste Assistant·e de gestion administrative

IFAID Aquitaine (Institut de Formation et d'Appui aux Initiatives de Développement) est une association créée en 1986, dont la vocation est d’accompagner le renforcement des capacités des personnes et des organisations dans le champ de la solidarité internationale et locale, à travers 4 axes d’intervention :
• La Formation professionnelle : IFAID délivre le diplôme de Coordonnateur de Projet de Solidarité Internationale et Locale (COPSIL), certifiée de niveau 6, équivalente Master I et inscrite au RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles). Cette formation de 2 ans dont 9 mois d’application professionnelle, s’adresse à des professionnels en formation continue ou à des demandeurs d’emploi provenant de différents secteurs d’activité (action sociale, santé, logistique, agronomie, communication, etc.). Les bénéficiaires ont le statut des stagiaires de la formation
professionnelle. Le titre de COPSIL est également délivré par l’IFAID par le biais de la Validation des Acquis de l’Expérience.


• Le renforcement et l’accompagnement des acteurs du secteur de l’ESS (Économie Sociale et Solidaire) : IFAID Aquitaine porte le Dispositif Local d’Accompagnement (DLA) en Gironde.


• Le Volontariat de Solidarité Internationale : IFAID Aquitaine est agréé par le Ministère de l’Europe et des Affaires Etrangères depuis 2011 pour mobiliser des Volontaires de Solidarité Internationale.


• Les projets européens : en soutien à la formation professionnelle, IFAID Aquitaine est engagé depuis 2005 dans des projets de mobilité et de coopération, financés par l’agence Erasmus +.


DESCRIPTIF DU POSTE


Dans le cadre de l’activité du Pôle Formation, IFAID Aquitaine recrute un·e Assistant·e de gestion administrative. La personne recrutée sera placée sous l’autorité du Directeur et de la Responsable du Pôle
Formation. En lien direct avec la responsable du Pôle Formation, les missions de l’Assistant·e de gestion administrative sont les suivantes :


• Être à l’interface quotidienne avec les stagiaires de la formation professionnelle
• Effectuer le suivi de la ponctualité et de l’assiduité des stagiaires aux cours
• Renseigner les candidats potentiels et leur faire parvenir les informations nécessaires à leur démarche
• Appuyer l’organisation du recrutement des futurs stagiaires
• Instruire les dossiers administratifs des candidats retenus
• Faire le lien avec les organismes financeurs des stagiaires (Pôle Emploi, Opérateurs de compétence - OPCO, Région Nouvelle – Aquitaine)
• Suivre les paiements des frais de formation
• Réserver les salles

• Établir et diffuser les plannings hebdomadaires
• Être à l’interface avec les intervenants (contractualisation, suivi et accueil)
• Participer aux réunions pédagogiques
• Mettre à jour la base de données des stagiaires
• Publier les offres d’emploi sur le site intranet des stagiaires
• Mettre à disposition des étudiants et des intervenants les cours et les informations sur la plateforme dédiée à cet effet (Moodle)
• Rédiger et suivre les conventions tripartites pour les stagiaires de deuxième année
• Diffuser les offres de modules de formation, suivre et instruire les demandes
• Suivre les procédures d'amélioration continue définies par la certification QUALIOPI
 

Autres activités (pour l’ensemble de l’organisation)


• Assurer l’accueil téléphonique
• Assurer l’accueil des stagiaires, intervenants, partenaires
• Gérer le courrier


PROFIL
Niveau de qualification BAC+2


COMPÉTENCES À MOBILISER


- Capacité d’accueil
- Capacité d’écoute, discrétion
- Maîtrise des outils informatiques
- Gestion de bases de données
- Autonomie
- Travail en équipe
- Ouverture d’esprit


CONDITIONS


- CDI
- Rémunération selon convention collective des organismes de formation et expériences
professionnelles / minima Palier 10-Coefficient 210 et selon expérience
- RTT
- 13ème mois
- Tickets Restaurants
- Mutuelle
Poste basé à Pessac


MODALITÉS DE RECRUTEMENT


Entretiens : 2ème quinzaine de mai 2022
Prise de poste au 1er juin 2022 ( au plus tôt ) 
Personnes à contacter pour toute question : M. BRÉGEOT Ghislain ou Mme COMPAGNON Astrid


CV et Lettre de Motivation à envoyer au plus tard le 11 mai 2022 (inclus) en mentionnant comme objet : Candidature Assistant·e de gestion administrative 2022
À l’attention du directeur, M. BRÉGEOT Ghislain, à l’adresse suivante : ifaid@ifaid.org